Inloggen

Projectsecretaris

Heel Nederland
Onderwijs
Interim
Share

Wat zoeken we?

Voor een onderwijsinstelling in het hoger onderwijs in het westen van het land zijn wij op zoek naar een Projectsecretaris die het programmateam gaat ondersteunen gedurende een te starten project. De Projectsecretaris is belast met het ondersteunen, beheren en administreren van het gehele programma op programmaniveau en vormt daarmee een belangrijke spil binnen het programma.

De Projectsecretaris ondersteund de programmamanager en de seniorprojectmanager. De secretaris is de rechterhand van de project- en programma manager en vertegenwoordigd hen bij afwezigheid. Goede schriftelijke en mondelinge communicatie is essentieel.

Naar verwachting is de tijdsbesteding tussen de 16 en 24 uur per week. Inzet is in eerste instantie tot eind 2023. Verlenging behoort tot de mogelijkheden.

Werkzaamheden

  • (Inhoudelijk) voorbereiden vergaderingen van het programmateam en de stuurgroep en zorgen voor een ordentelijk proces. In staat de inhoud te managen.
  • Overzicht houden op het proces (bewaken van acties en afspraken) en actief verbinden met programmamanagers en teamleden op inhoud, proces en procedures.
  • Voorbereiden van diverse overleggen met stakeholders.
  • (Inhoudelijk) voorbereiden van voortgangsrapportages en presentaties t.b.v. diverse vergaderingen.
  • (Inhoudelijk) voorbereiden vergaderingen MT en andere bestuurlijke overleggen.
  • Het opzetten en beheren van een documentatiesysteem voor het programma en de deelprojecten, zorgdragen voor een accurate en overzichtelijke programmadocumentatie alsmede archiefbeheer;
  • Het voeren van de programma administratie;
  • Het (administratief) overdragen van programma en deelprojecten aan de staande organisatie;
  • Het plannen van de werkzaamheden en bewaken van de tijdigheid van oplevering van (tussen)producten;
  • Het communiceren over het programma aan de organisatie;
  • Het voeren van de financiële administratie en samenstellen van verantwoordingsrapportages;
  • Verder professionaliseren van de aanpak van programmaondersteuning;
  • Het doen van onderzoek naar specifieke onderwerpen/problemen rondom het project;
  • Het laten opstellen en juridisch laten toetsen van contracten.

Functie eisen

  • HBO werk- en denkniveau, minimaal 3 jaar werkervaring in een soortgelijke functie en omgeving;
  • Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden ten behoeve van het verwoorden van complexe bestuurlijke vraagstukken.
  • Je bent besluitvaardig, denkt en handelt zelfstandig, en zoekt waar nodig naar afstemming, draagvlak en samenwerking.
  • Je bent analytisch vaardig en adequaat in het bedenken en doorvoeren van oplossingen.
  • Je bewaart het overzicht en deelt kennis en informatie op een toegankelijke manier.
  • Je bent benaderbaar en flexibel,
  • Ervaring met administratieve en financiële ondersteuning;

Daarnaast beschikt de Projectsecretaris over de volgende competenties voor deze opdracht: kan goed conceptueel denken, resultaat- en samenwerkingsgericht, accuraat, doortastend, communicatief en proactief.

Interesse?

Voor vragen kunt u contact opnemen met Janine van Hest 06-10587895. Daarnaast ontvangen wij graag uw curriculum vitae. Dit kunt u sturen naar: info@hevointerim.nl

Janine van Hest
Projectsecretaris

Recente opdrachten

Job Banner

HEVO Interim zoekt interim professionals

Actief binnen de publieke sector zoals gemeenten, zorg- en onderwijsinstellingen maar daarnaast zijn wij ook actief binnen de private sector.
Nederland

Interim Project Manager Huisvesting

Voor de realisatie van bijvoorbeeld een schoolgebouw, zorgcentrum of kantoorhuisvesting.    
Heel Nederland

Projectsecretaris

Als spil binnen het gehele programma ondersteunen, beheren en administreren op programmaniveau.
Heel Nederland

Blijf op de hoogte van de meest actuele opdrachten.

Maak nu een Job Search Agent aan en ontvang de meest actuele opdrachten die voldoen aan jouw wensen binnen jouw vakgebied en expertise.

Maak Job Search Agent

HEVO Interim gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en vacatures af te stemmen op je interesses.